«Мне некогда»: пять способов освободить время для важных дел

На работе люди часто не успевают что-то сделать из-за огромного количества задач, совещаний, разбора почты и других мелких дел. Некогда даже распланировать свой день, чтобы быть максимально продуктивным.

Дело не в том, что в сутках не хватает часов, а в том, что человек неправильно распределяет время. Редакция «Лайфхакера» рассказала, как это можно исправить.

Поймите, почему вы столько делаете

Для руководителей и людей с высокой ответственностью быть полезным — одна из главных задач. Однако есть разница между продуктивностью (в течение дня все запланированные дела выполняются) и эффективностью (сделать важную и срочную задачу).

Нужно хорошо обдумать, что стоит за привычкой быть всегда и везде занятым. Проанализируйте свои убеждения о самом себе, поймите, как вы определяете свой успех, и выясните, что именно заставляет вас чувствовать себя полезным.

Переосмыслите свою роль и приоритеты

Если вы чувствуете, что что-то мешает двигаться дальше, остановитесь и переосмыслите свою роль. Например, вас повысили по должности, появились новые обязанности. Дайте время себе привыкнуть и разделить дела на категории: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и неважные несрочные.

Посмотрите, сколько вы времени тратите на каждую из категорий, и подумайте, не сосредоточены ли вы на мелочах.

Установите срок выполнения задач

Чтобы время на важные дела появилось, нужно убедиться, что ваш график контролируете именно вы, а не коллеги или начальство.

Так, отметьте в календаре или ежедневнике временные промежутки, в которые нужно будет успеть достигнуть важных целей, а задачи, направленные на собственное развитие, отложите на потом, когда у вас будет больше времени и когда вас точно не будут отвлекать.

Научитесь отказываться

Нужно научиться отказываться от каких-то дел, сокращать время на них или откладывать на потом, если они отнюдь не срочные и не важные.

Также стоит постараться избавиться от ненужных совещаний. Не соглашайтесь на собрания, если ваше присутствие не является необходимым. Часто обсуждения в каком-либо кабинете можно заменить на общение при помощи электронных писем, а устроить мозговой штурм порой удобнее в общем документе.

Задавайте смелые вопросы

Когда удалось освободить время в календаре, пора его использовать. Задайтесь целенаправленными вопросами: например, спросите у себя, какова ваша роль в компании, что бы помогло развиваться коллективу и компании.

Подобные вопросы могут помочь найти новое творческое решение, которое не удалось увидеть во время привычного рабочего режима.